WKR-regeling

Alles wat je moet weten voor je boekt.

Wil je een personeelsreis of incentive boeken? Ontdek hoe de WKR-regeling werkt en hoeveel je belastingvrij kunt uitgeven aan een personeelsreis. Leer de regels en vrijstellingen voor een zorgeloos uitje.

Wanneer bedrijven een personeelsreis boeken, speelt de WKR-regeling een belangrijke rol bij het bepalen hoeveel belastingvrij kan worden uitgegeven. In deze blog leggen we uit wat de WKR precies inhoudt, hoeveel je mag besteden aan een personeelsreis, en hoe je de regeling optimaal benut voor een succesvolle, zorgeloze personeelsreis, incentive of jubileumreis.

 

Wat is de WKR-regeling?

De Werkkostenregeling (WKR) is een belastingregeling die bedrijven in Nederland in staat stelt om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij te doen. Denk aan zaken zoals telefoons, kerstpakketten, maar ook personeelsreizen. Voor bedrijven die personeelsuitjes of -reizen willen boeken, is het belangrijk om de WKR goed te begrijpen omdat hieraan een limiet zit voor wat belastingvrij mag worden vergoed.

 

De WKR kent een zogenaamde “vrije ruimte”, het maximale bedrag dat bedrijven belastingvrij mogen besteden aan vergoedingen en personeelsuitjes. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. Vanaf 2024 is de vrije ruimte voor de eerste €400.000 van de loonsom vastgesteld op 1,92%. Voor een bedrag boven de €400.000 is het bedrag vastgesteld op 1,18%. Bedrijven mogen binnen deze percentages belastingvrij vergoedingen, zoals een personeelsreis, verstrekken. Indien je als bedrijf meer uitgeeft dan de vrije ruimte, dan geld er een eindheffing van 80% op het bedrag dat de vrije ruimte overschrijdt.

 

Stel, jouw bedrijf heeft een loonsom van €500.000. De vrije ruimte voor de eerste €400.000 bedraagt 1,92%. Dit komt neer op €7.680. Voor het resterende bedrag van €100.000 geld een percentage van 1,18%, wat neerkomt op €1.180. In totaal heb je als  bedrijf een vrije ruimte van €8.890.

 

Als je als bedrijf €10.000 uitgeeft aan een personeelsreis, overschrijd je de vrije ruimte met €1.140. Over dit bedrag moet het bedrijf 80% eindheffing betalen, wat resulteert in een extra belasting van €912.

 

Wat betekend dit voor je personeelsreis?

Stel je organiseert een personeelsuitje naar een leuke bestemming zoals Alicante of Brugge. Superleuk, maar een personeelsreis of incentive bevat vaak kosten voor vervoer, verblijf, maaltijden en activiteiten die geen direct zakelijk doel hebben. Deze kosten vallen dus binnen de vrije ruimte van de WKR. Er zijn echter manieren om bepaalde kosten van een personeelsreis of incentive buiten de WKR te houden. Zo kunnen bedrijven een deel van de personeelsreis of incentive als training of educatie bestempelen. Wanneer een personeelsreis zakelijke of educatieve onderdelen bevat, zoals een vergadering of training, vallen de kosten die hier direct mee te maken hebben buiten de WKR. Deze kosten vallen dan namelijk onder de categorie zakelijke kosten, en zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar. De overige kosten, zoals vervoer en recreatieve activiteiten, blijven onder de WKR vallen.

 

Jubileumreis

Jubilea zijn dé momenten om stil te staan bij belangrijke mijlpalen in je bedrijf. Maar zo’n reis kan best prijzig zijn, en vaak niet binnen de vrije ruimte van één jaar passen. Geen paniek, er zijn slimme manieren om dit te regelen zonder een enorme belastingrekening:

 

Facturen spreiden
Vraag ons om de kosten over twee jaren te verdelen. Bijvoorbeeld een aanbetaling in november van jaar één en de rest in januari van jaar twee. Zo worden de kosten gespreid over twee WKR-jaren en voorkom je dat de vrije ruimte in één jaar overschreden wordt.

Gebruik de personeelsvereniging
Heeft je bedrijf een personeelsvereniging? Dan kunnen zij meerdere jaren sparen voor een jubileumreis. Elk jaar kun je een bedrag overmaken naar de PV, zolang het binnen de belastingvrije ruimte valt. De PV spaart dit geld op, en na een paar jaar is er genoeg om die grote jubileumreis te betalen. De PV kan alles in één keer afrekenen, zonder dat je extra belasting hoeft te betalen via de WKR. Simpel en voordelig!

Organiseer het feest op je eigen locatie
Een feest op kantoor, in de productiehal of zelfs op de parkeerplaats kan veel belasting schelen. De WKR maakt namelijk een uitzondering voor evenementen op eigen werkplek. Deze kosten vallen onder de “nihil waardering” en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Alleen consumpties moeten wel worden meegerekend.

 

Optimaal de WKR-regeling gebruiken

Hier zijn een paar handige tips om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf optimaal gebruikmaakt van de WKR-regeling:

1. Boek via een evenementenbureau dat bekend is met de WKR: Het kan handig zijn om een evenementenbureau te kiezen dat ervaring heeft met het organiseren van personeelsreizen binnen de WKR-regeling. Wij helpen je niet alleen met de logistiek en organisatie van de reis, maar ook met het optimaliseren van je budget volgens de WKR-regels. Zo kun je het maximale halen uit je personeelsreis zonder dat je je zorgen hoeft te maken over onverwachte belastingheffingen.
2. Zorg voor gespreide facturen: Vraag het evenementenbureau bijvoorbeeld om een eerste aanbetaling in november van jaar 1, terwijl de restantkosten in jaar 2 gefactureerd worden. Zo boek je de kosten in twee verschillende jaren, zodat je voorkomt dat je in één jaar een grote uitgave hebt.
3. Plan vooruit en houd je budget in de gaten: Zorg ervoor dat je vóór het boeken van een personeelsreis precies weet hoeveel vrije ruimte je hebt. Door deze kosten vooraf in te schatten, kun je voorkomen dat je onverwachts buiten de vrije ruimte komt en een eindheffing van 80% moet betalen.
4. Zorg voor goede documentatie: Bewaar alle bonnen en facturen van de personeelsreis goed. Als er ooit vragen komen van de Belastingdienst, kun je eenvoudig aantonen dat de kosten binnen de WKR-regeling vallen.

 

Wat nu?

Wij begrijpen dat de WKR-regeling soms wat ingewikkeld kan lijken, maar geen zorgen, wij staan klaar om je hierbij te helpen. We denken graag met je mee over de mogelijkheden voor een onvergetelijke personeelsreis, waarbij we rekening houden met jouw budget en de WKR regels. Samen zorgen we ervoor dat jij en je team zonder zorgen kunnen genieten van een succesvolle personeelsreis.

Heb je vragen over de WKR of wil je meer weten over hoe we een perfecte personeelsreis kunnen organiseren voor jouw bedrijf? Neem gerust contact met ons op via Info@everloo-events.nl of 085 064 0496. Ons team staat klaar om je te adviseren en al je vragen te beantwoorden!